Los mejores programas de supervisión de empleados para Windows

Hay diferentes herramientas que se pueden llegar a instalar en los equipos para supervisar a los trabajadores. Por ello, en RedesZone os vamos a recomendar un listado de programas que te permitirán supervisar a empleados, y algunos de estos programas te permitirán almacenar en la nube (Cloud), toda la información necesaria para acceder a ella desde cualquier lugar.

De esta manera, podrás conocer las principales características de cada uno de estos programas y descubrir cuál se ajusta más a las necesidades de cada empresa o empleado. Hay que tener en cuenta que este tipo de programas o apps no se pueden instalar por obligación en dispositivos que son propiedad del empleado, en cambio, si se trata de un equipo propiedad de la empresa sí se podrá instalar este tipo de herramientas. De ser así, la compañía informará al detalle de lo que hace el software elegido para monitorear. No obstante, en el siguiente artículo hablaremos de la legalidad de este tipo de softwares en España.

Spyrix Employee Monitoring

Este programa Spyrix Employee Monitoring nos va a permitir la monitorización completa de los empleados, y lo hace en tiempo real desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, porque está basado en la nube y todas las estadísticas y lo que hace el trabajador queda registrado en el Cloud del propio fabricante del programa. Uno de los aspectos más destacables de este programa, es que es muy fácil de instalar y configurar, y se pueden ver los registros inmediatamente después de la instalación.

Algunas de sus características principales son que nos permite controlar el tiempo del trabajador, podremos fijar la hora de entrada y salida de los empleados, asimismo, también podremos fijar un determinado tiempo de inactividad para los descansos. Esta información está disponible de forma gráfica con el objetivo de que sea realmente intuitivo, además, otro punto fuerte es que tendremos un sistema de evaluación de la productividad basado en el tipo de actividad que está realizando el empleado, por ejemplo, es capaz de comprobar si está visitando sus redes sociales u otro tipo de webs.

En cuanto a las opciones de grabación de este programa, es realmente completo, nos permite grabación de pantalla continua y también a través de la cámara web del ordenador, de esta forma, podremos ver qué actividades está realizando el empleado. También es capaz de monitorizar la actividad en Facebook, en aplicaciones de mensajería como Skype o WhatsApp, actividades en redes sociales como Twitter o LinkedIn y muchas otras redes sociales. También es capaz de grabar las pulsaciones del teclado, incorpora un keylogger para ver todo lo que se está escribiendo, por supuesto, es capaz de tomar capturas de pantalla sin que el usuario lo sepa, y lo mismo con la cámara web.

Otras opciones disponibles es que podremos crear y descargar un informe completo de toda la información registrada, ver en tiempo real qué está haciendo el trabajador, controlar lo que se hace con la impresora, ver qué dispositivos de almacenamiento extraíble están conectados al PC en un determinado momento, supervisar a los usuarios en un dominio activo y mucho más. Aunque la empresa siempre debe avisar al trabajador a la hora de instalar este tipo de software en sus equipos, este programa tiene un modo invisible para que no moleste al trabajador, no lo encontrará en el escritorio ni en programas.

A la hora de visualizar la información de Spyrix Employee Monitoring, podremos hacerlo vía web en la página oficial de control, en un panel de control en tiempo real, localmente en el ordenador del empleado, podremos configurar envíos de correo electrónico o por FTP, e incluso podremos configurar los envíos a la nube de Google y otros servicios.

Este programa es de pago, pero tiene un periodo de prueba completamente gratuito y sin restricciones en las funciones disponibles en el programa. Este programa está disponible tanto para sistemas operativos Windows, como también sistemas operativos macOS, las opciones de grabación de pantalla continua, grabación de webcam y grabación de llamadas tienen un coste adicional, debido a que todo se almacena en la nube.

CleverControl

El programa CleverControl es muy popular para vigilar a trabajadores de forma remota. Este software permite una monitorización remota a través de una cuenta vía web, ya que también incorpora soporte en la nube del fabricante del software. Gracias al soporte Cloud, podremos acceder desde cualquier lugar a un panel de control y ver todo lo que están haciendo nuestros trabajadores.

Este programa incorpora en la nube un control muy completo de todos los equipos, nos permitirá ver todos los ordenadores en tiempo real en la misma pantalla, con un límite de 16 equipos simultáneamente. Por supuesto, CleverControl dispone de grabación de pantalla continua, donde se subirán directamente a la nube para visualizarla desde cualquier lugar, con un límite de almacenamiento en la nube de 1 mes.

CleverControl también es capaz de vigilar y guardar un registro de todos los sitios webs que se han visitado por parte de un empleado, además, es capaz de registrar la hora y la duración de la visita en un sitio web en concreto, además, nos mostrarán las tablas y gráficos de manera muy intuitiva para entenderlos perfectamente.

Por supuesto, este programa también nos permitirá registrar la hora de inicio y duración del uso de una aplicación en concreto, registrar todas las pulsaciones de teclas ya que incorpora un completo keylogger. Este keylogger es capaz de capturar las pulsaciones y clicks de ratón en todas las aplicaciones, además, es capaz de guardar todas las conversaciones que tengamos por Skype y otras aplicaciones de mensajería.

En cuanto al control de las redes sociales, es capaz de ver la actividad en Facebook, Twitter y otras muchas redes sociales que conocemos, por supuesto, es capaz de realizar capturas de pantalla, realizar un seguimiento en la actividad de los motores de búsqueda web como Google, Bing o Yahoo, así como vigilar los dispositivos de almacenamiento extraíble, controlar la impresora y mucho más.

Este programa también es de pago, pero tiene un registro y utilización de forma completamente gratuita de manera limitada, después del periodo de prueba, tendremos que pagar por la licencia del software. Este programa está disponible tanto para sistemas operativos Windows, como también sistemas operativos macOS.

ActivTrak

El programa ActivTrak es otro de los mejores programas para monitorizar empleados que existen. Este software también incorpora un completo panel de control desde donde veremos todos los ordenadores de forma remota, tenemos la posibilidad de ver la productividad de nuestros empleados, ver una clasificación de todo lo que están haciendo, e incluso podremos tener alarmas personalizadas que podremos configurar para que nos avise de determinados sucesos.

Otras características son que podremos ver amplios registros de actividad en los ordenadores de nuestros trabajadores, e incluso nos avisará si el trabajador está realizando alguna acción automatizada o ha introducido un dispositivo USB donde vaya a copiar información sensible de la empresa.

Este software de monitorización también está basado en la nube, dependiendo de la versión que usemos (gratuita o de pago), tendremos mayor o menor capacidad en la nube para almacenar toda la información. Una característica muy interesante de este programa, es que tendremos una versión gratuita avanzada con funciones limitadas, posteriormente podremos adquirir una versión Freemium Advanced con todas las funcionalidades desbloqueadas para poder exprimir al máximo todas las opciones disponibles en este completo software.

Hay que tener claro que este programa, al igual que el resto, sirve para conocer la productividad y actividad de los empleados. Por lo tanto, esta herramienta se encarga de instalar un agente invisible en una sola o varias workstations.

Por tanto, es una solución que utilizan diferentes empresas para que sus trabajadores, por ejemplo, no tengan la oportunidad de acceder a otros contenidos, crear alarmas en caso de que se realicen actividades no autorizadas o hasta de supervisar el tráfico y el uso de Internet. En términos generales, este programa tiene todo tipo de funciones para monitorear absolutamente todo lo que se haga desde un ordenador, por ejemplo.

Teramind

El programa Teramind es otro de los que podemos utilizar para monitorizar el trabajo que están realizando nuestros empleados. Algunas características interesantes son que podremos monitorizar la actividad de los empleados, crear informes personalizados indicando la identidad del equipo, departamento, la productividad, el uso de redes sociales, el tiempo que se ha empleado en un proyecto en concreto y mucho más. También podremos identificar anomalías en tiempo real, además, podremos configurar alertas en tiempo real y grabar la pantalla del ordenador para ver qué está ocurriendo.

Uno de los peligros de las empresas son las filtraciones de datos, Teramind permite definir una gran cantidad de parámetros para prevenir la exfiltración de datos o el uso malicioso o negligente de la información de la empresa, además, también veremos una monitorización de la actividad del usuario completa.

Este programa tiene diferentes versiones con diferentes precios, pero podremos probar todos ellos de forma completamente gratuita. Tenemos la posibilidad de utilizar un total de tres versiones diferentes:

• Teramind Starter: incluye grabación de pantalla y visualización en tiempo real, monitorización de webs y aplicaciones.
• Teramind UAM: también permite monitorizar la actividad del usuario, auditar toda la información, crear políticas y reglas y más.
• Teramind DLP: es como UAM, pero incluye reglas contra la exfiltración de datos.

Tal y como podéis ver, este programa también es realmente completo.

Hubstaff

El programa Hubstaff es un software muy intuitivo que nos permitirá monitorizar ciertos aspectos del uso del ordenador de nuestros empleados. Podremos monitorizar el tiempo que están nuestros empleados trabajando, monitorizar la productividad de ellos, configurar informes completos de utilización de los ordenadores, e incluso podremos configurar un seguimiento GPS en caso de que nuestros trabajadores tengan que viajar.

También podremos ver online las principales tareas de los trabajadores, para tomar medidas en caso de que no estén haciendo su trabajo. Por último, también podremos configurar de manera automática las facturas de trabajadores externos a la empresa. En cualquier caso, con este programa queda claro que se puede hacer un seguimiento completo de las diferentes actividades que desarrolla el trabajador. Además de que sirve para determinar la productividad de los empleados.

Uno de las mejores características de este software, es que también tiene aplicaciones para móviles Android y iOS, de tal forma que podremos ver con notificaciones todo lo que esté ocurriendo en los programas instalados de los ordenadores. Podremos ver notificaciones de cuando los empleados estén online, y también cuando se hayan ido a hacer un descanso. Por lo que, además de estar disponible para Windows, Linux y Apple, lo cierto es que es una gran ventaja que sea compatible con smartphones.

Este programa tiene diferentes versiones, una versión gratuita para un usuario con muchas limitaciones, y posteriormente tenemos una versión básica, premium y también enterprise. Dependiendo de nuestras necesidades, podremos adquirir la suscripción de uno u otro para exprimirlo al máximo. Por otro lado, hay que mencionar que se integra con más de 30 herramientas conocidas, como es el caso de Trello, Asana, Podio o PayPal, entre otras muchas.

Kickidler

El programa Kickidler también es muy recomendable, permite monitorización en tiempo real de los ordenadores, seguimiento del tiempo que están empleando los trabajadores, análisis de productividad, grabación de vídeo de diferentes pantallas, notificaciones automáticas, e incluso incorpora un acceso remoto a los ordenadores para controlarlos nosotros mismos, y también un keylogger, e incluso supervisión remota de empleados y control de ordenadores de un aula de alumnos.

En cuanto al análisis de rendimiento, nos puede mostrar datos como el tiempo de trabajo de un usuario, cuánto ha dedicado a asuntos personales o su inactividad. Será capaz de indicarnos el tiempo dedicado a redes sociales, chats o juegos. Esto será muy útil a los supervisores de los proyectos, de cara a optimizar el trabajo y el tiempo en el mismo. Podrán generar informes sobre la productividad y detalles del día, con una imagen completa de la productividad de cualquier empleado, o de un grupo de trabajo.

También tiene la capacidad de crear nuevas configuraciones para cada proyecto, departamento o incluso a nivel individual para cada usuario, y todo en función de su cargo. Con su función keylogger y la captura de video, puede tener una imagen completa de todas las actividades de los usuarios, lo que hará que el envío de informes sea más rápido y eficiente. Estas dos funciones, se sincronizan a la perfección para ver la entrada del teclado con el historial de acciones que se realizan en el PC.

El acceso remoto permitirá al administrador o responsable tomar el control de los equipos, ya sean Windows, Mac o Linux. También incorpora un control oculto de los usuarios, que gracias a las notificaciones automáticas, puede detectar infracciones. Estas pueden ser cosas como una conexión a una hora incorrecta, así como accesos indebidos a ciertas aplicaciones o servicios. Esto aparecerá como una notificación emergente, las cuales también se pueden configurar por empleado o departamento. Esta función nos ayudará en el autocontrol de los usuarios, que resulta útil tanto en formato presencial como en equipos remotos.

Otro punto clave puede ser la función para que el propio usuario conozca su rendimiento, con la posibilidad de ver sus estadísticas y su productividad durante la jornada. Estos datos se proporcionarán mediante una interfaz muy intuitiva que le puede mostrar los periodos de actividad productiva e improductiva.

Este programa también es de pago, pero tenemos un total de 7 días de uso ilimitado para comprobar todas las opciones disponibles.

StaffCounter

Además de las anteriores opciones, también tenemos StaffCounter, este programa tiene características muy similares a los anteriores. Podremos ver en tiempo real qué, dónde y cuándo se están realizando actividades por parte de los trabajadores, también incluye un seguimiento automatizado, análisis de la actividad de los trabajadores, posibilidad de grabar pantalla de los ordenadores, e incluso grabar también todo el acceso a las webs y diferentes aplicaciones.

No obstante, aunque hay una versión básica gratuita, hay otros planes de pago. Así que en función del monitoreo y las estadísticas que quieras acumular, es posible que te interese pagar por otro de sus planes opcionales que hay disponibles en su página web.

Hay que tener en cuenta que este tipo de herramienta cumple con el RGPD con la evaluación de seguridad de los datos personales. Por lo que no hay ningún tipo de inconveniente de usarla. Y además de las anteriores características, hay otra serie de beneficios que se pueden sacar de este software de monitoreo: controlar la calidad de las tareas que llevan a cabo los empleados, evaluar el trabajo de cada empleado de manera individual, informes mensuales del desempeño que han tenido los distintos empleados.

Este programa también es de pago, es compatible con sistemas operativos Windows, macOS, Android OS y Linux. Tenemos un total de tres versiones, gratuita, estándar y profesional, dependiendo de los requisitos que tengamos, podremos adquirir una versión u otra. Y hay que tener claro que se trata de un sistema de monitoreo y de seguimiento del tiempo que está completamente automatizado.

¿Afecta al rendimiento del PC?

Este tipo de herramientas se han vuelto muy populares en la actualidad, lo cual hace que cada vez sean más comunes de encontrar en las empresas y organizaciones. El permitir una supervisión de los empleados, mejora la productividad y la seguridad de la organización. En cambio, debemos tener en cuenta que estos pueden afectar de forma negativa al rendimiento de todo el sistema de forma negativa.

Esto es porque estos programas requieren unos recursos para poder funcionar de forma correcta, afectando de este modo al rendimiento del equipo. Esto se puede acrecentar cuando se está realizando una monitorización de diferentes máquinas de forma simultánea. Por otro lado, en cuanto a la red también pueden consumir una parte del ancho de banda. Lo cual va a reducir la velocidad de conexión.

Al igual que todo programa, necesita una serie de recursos para rendir sin problemas. De ahí que muchos vean este punto negativo si sus equipos no pueden soportar este programas, además del resto de actividades que deben realizar desde sus ordenadores. Y no solo esto, sino que, como decíamos, también puede a afectar a la conexión de Internet si no se cuenta con una buena tarifa.

Otro de los factores a tener en cuenta, son las posibles interferencias con otros programas o servicios en los sistemas. Si la monitorización no está configurada de la forma correcta, puede llegar a interferir con otros programas que se encuentran funcionando en el sistema. Esto nos puede llevar a fallos o errores en las operaciones que realizan los equipos que tenemos conectados. Todo esto hace que sea especialmente importante tomar las medidas necesarias para tratar de mitigar estos riesgos, sobre todo implementando programas de monitorización de forma simultánea. También puede ser recomendable programar las monitorizaciones de carga del sistema para que se realicen fuera del horario laboral. Esto nos ayudará a minimizar las interferencias en comparación con el rendimiento de los sistemas y el trabajo de los empleados.

También existe la opción de realizar inversiones en hardware y software más potente y de mayor calidad. Esto reduciría el impacto en el rendimiento del sistema. Pero por lo general requiere una actualización de los equipos, y actualizaciones de los programas de monitorización. Por no hablar del desembolso económico que puede suponer realizar este tipo de inversiones, las cuales crecerán en consonancia con el tamaño de la empresa y su red. Y es que este tipo de herramientas en cuestión, en función del tamaño de la empresa, no siempre valdrá la opción gratuita. Así que será necesario pagar por estos softwares.

¿Es legal monitorizar empleados?

En España la monitorización de empleados es legal, pero cuenta con algunos límites en cuanto a la vigilancia. Estos deben ser respetados por las empresas. Lo primero será informar a todos los usuarios que están siendo monitorizados, ya que si esto no es concretamente especificado, puede llegar a acarrear alguna sanción. Por lo cual, tanto si es grabación de pantalla, llamadas telefónicas, y cualquier control de monitorización, se tiene que informar específicamente.

Puede darse el caso de que los trabajadores tengan algunas expectativas relacionadas con el uso de un equipo de la empresa. Entre ellas, el utilizarlo para temas personales, ya sea de forma habitual o puntualmente. Por lo cual ante todo esto, es obligación de la empresa el establecer un criterio de utilización sobre estos equipos, e informar a los empleados.

Por otro lado, los límites aumentan cuando la grabación se separa de la pantalla, si no a los trabajadores. Sea por video, audio o fotografías. Esto es algo que choca directamente contra la intimidad de las personas, sobre todo cuando se encuentran trabajando desde su casa en la modalidad de teletrabajo. Todas estas grabaciones, deben estar más que justificadas, y es muy extraño encontrar casos donde se encuentre proporcionalidad en estos asuntos.

En estos casos es complicado encontrar un punto de acuerdo entre todas las partes. Lo que las empresas pueden monitorizar de los trabajadores depende de lo que se haya pactado. En cambio, incluso cuando estos aceptan las condiciones, nada puede llegar a sobrepasar los límites de la vigilancia. Aquí entran en juego los acuerdos «de igual a igual». Esto se refiere a que incluso el trabajador acceda a ciertos controles, estos no siempre van a ser válidos. Un ejemplo similar es cuando alguien renuncia a sus vacaciones. Por lo cual es un apartado que debe ser muy estudiado. Lo que se debe tener claro es que una empresa puede instalar este tipo de herramientas de monitoreo en los equipos que son de su propiedad. Sin embargo, si el equipo pertenece al empleado en cuestión no se podrá exigir la instalación de este tipo de programas.

Riesgos en ciberseguridad al usar estos programas

El uso de programas de control de empleados puede suponer un riesgo extra en seguridad, sobre todo cuando hablamos de datos importantes manejados por estos usuarios, por lo que hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones y posibles problemas:

• Acceso a información no autorizada: Si el software no está bien protegido, un atacante podría explotar vulnerabilidades para obtener datos sensibles de la empresa o de los empleados, como credenciales de acceso o información personal, lo que podría llevar a conocer mucha información que no queremos que salga del círculo de empleados que sí tienen acceso.
• Falta de encriptación: Dependerá del software utilizado, sin embargo, si usas un programa poco seguro y los datos entre el cliente y el servidor no van encriptados como deberían, otro usuario podría interceptarlos y recabar esa información.
• Doble inseguridad: Al tener acceso desde nuestro ordenador a todos los de los empleados, correremos un doble riesgo, puesto que un malware o ciberataque ya no solo tiene un objetivo, sino dos, pues habrá dos equipos con los que poder conseguir la información confidencial que queremos proteger.
• Impacto en los empleados: Pese a que no es un riesgo en ciberseguridad como tal, sí que es una contra importante, y es que sentirse vigilado puede suponer un peor rendimiento, debido a la bajada de moral por no sentir la confianza que puede buscar, por lo que si trabajan bien, en ocasiones, será mejor no controlarlos, consiguiendo así minimizar los riesgos expuestos.

Estos son algunos de los posibles riesgos y contras que tiene el uso de programas de monitorización a empleados, por lo que tenemos que tenerlo claro y proteger ambos equipos para intentar minimizar los riesgos.