Por Juan Ignacio Oyarzún, gerente comercial de Bagrou.
Nadie dice que las transiciones sean simples. Muchas de ellas tienen que ver con modificar la forma de pensar o la cultura de una organización. Sin embargo, en cualquier caso, los cambios son absolutamente necesarios. La revolución digital no espera a nadie. Por eso, muchos ya se están subiendo al carro de la gestión documental digital.
Firmas electrónicas y sistemas de kardex en la nube, no solo optimizan los procesos empresariales, también tienen un impacto significativo en la sostenibilidad ambiental. Al eliminar el uso de papel, las empresas contribuyen enormemente a la reducción de su huella de carbono y a la conservación de nuestros recursos naturales.
De hecho, la producción de papel tiene directa relación con la deforestación y las emisiones de gases de efecto invernadero. Para producir una tonelada de papel virgen, se requieren entre más de dos toneladas de madera, al menos cinco mil litros de agua y más de 7.000 kWh de energía.
Entonces, ¿por qué no imprimir sólo cuando es estrictamente necesario? En el área de Recursos Humanos, la gestión documental digital ha demostrado múltiples ventajas al alivianar la carga del personal permitiéndole enfocarse en actividades que aportan valor.
Gracias a la tecnología, contratos, manuales de procedimiento, protocolos, anexos laborales y otros documentos se almacenan, organizan y firman en línea de manera segura, lo que ahorra tiempo y mejora la calidad de vida al evitar desplazamientos innecesarios.
Adicionalmente, con esta metodología las organizaciones optimizan los tiempos de búsqueda y la aprobación de documentos; lo que mejora su flujo de caja si consideramos que dejan de gastar dinero en papeles, tinta y mantención de equipos de impresión.
En la industria de la seguridad privada, por ejemplo, debido a los estrictos requisitos de cumplimiento y control de personal pueden llegar a utilizarse 750 páginas por cada trabajador. Esto significa que una empresa que emplea a tres mil colaboradores, con una rotación anual promedio de 30%, que implica unos 900 empleados nuevos, puede alcanzar fácilmente la impresión de unos tres millones de páginas al año.
Las cifras hablan por sí solas. En Bagrou, nos subimos al carro de la digitalización pensando en ellas y, especialmente, en las personas que buscan generar un triple impacto. Porque la rentabilidad, el medioambiente y la sociedad son tres ejes fundamentales del desarrollo sostenible.
Equipo Prensa
Portal Innova
