WhatsApp tiene más de 2.960 millones de usuarios en todo el mundo. Nos guste o no, se ha convertido en una app de obligada instalación si quieres hablar con amigos, familia y, en general, con cualquiera. Empresas pequeñas y grandes lo utilizan en su día a día. E incluso es frecuente utilizarla para contactar con toda clase de profesionales. Vamos. Que sirve para todo. Y esto es literal, a tenor de las funciones que va incorporando. ¿Sabías que puedes escanear documentos desde WhatsApp?
Tanto si empleas WhatsApp para el tiempo libre como para el trabajo, esta app, y su versión Business, cuentan con elementos que te facilitan tareas diarias como gestionar papeleo. Sin ir más lejos, es posible enviar y recibir imágenes y documentos a través de una conversación o grupo. Lo que resulta muy útil en tu comunicación con clientes o compañeros de trabajo. Pero no solo eso. Además de fotografiar documentos en papel, WhatsApp para iPhone permite escanear documentos directamente, lo que te ahorrará tiempo si manejas facturas, albaranes, contratos o informes.
En artículos anteriores vimos lo fácil que resulta escanear documentos desde la app Notas de Apple, convertir toneladas de papel a PDF con aplicaciones especializadas y, cómo no, escanear documentos sin instalar ninguna app en tu iPhone y Android. El siguiente paso es integrar esta funcionalidad en WhatsApp, una app que seguramente utilices todos los días. Veamos cómo hacerlo, directamente, desde tu iPhone. Y, en Android, con ayuda de una app de lo más recomendable.
Desde cualquier chat, conversación o grupo de WhatsApp, tienes a tu disposición un botón que sirve para compartir fotografías, tu ubicación en el mapa, contactos, hacer encuestas y, además, compartir archivos y documentos que guardes en tu teléfono móvil. En iPhone, cuando pulsas el botón + y eliges Documentos, tienes tres opciones a elegir. Las dos primeras ya las conocerás: enviar archivos y documentos o compartir fotos o videos. Pero nos interesa la tercera opción, más reciente. Escanear documento.
Al seleccionar escanear documentos desde WhatsApp en iPhone, se abrirá una versión distinta de la app Cámara centrada en esa tarea concreta. Es básicamente la misma versión que encontrarás en la app Archivos cuando pulsas en el menú desplegable y luego tocas Escanear documentos.
Por defecto, este escáner integrado en WhatsApp está en modo automático. Muy práctico si necesitas digitalizar muchas hojas o documentos en papel. Si tocas en Automático, podrás cambiar al modo manual, y así tomarte tu tiempo para convertir facturas y albaranes en imágenes digitales. En manual, tendrás que pulsar el botón inferior para “fotografiar” el documento. Y en automático, cuando la cámara encuadre bien el documento, sacará la imagen. Por lo demás, tienes dos botones para que el escaneo salga mejor: activar la luz flash integrada y/o cambiar la configuración de filtros de color.
Editar, ordenar y convertir a PDF
A medida que vayas fotografiando, o mejor dicho, escaneando los documentos desde WhatsApp, se irán acumulando en el botón Guardar y en la vista previa en miniatura. Cuando acabes, pulsa la vista previa para editar las imágenes. Si todo va bien, no tendrás que hacer nada. Solo pulsar en Hecho. Pero también puedes recortar los bordes de las imágenes escaneadas, girarlas o borrarlas. Y, arriba a la derecha, podrás volver a escanear desde cero.
Cuando acabes de editar y comprobar que has escaneado correctamente lo que querías, toca en Guardar. Todas las páginas que has escaneado, una tras otra, formarán parte de un documento PDF. Así podrás guardarlo en tu iPhone o compartirlo desde WhatsApp. Que es de lo que se trata. Antes de pulsar el botón Enviar puedes incluir un mensaje. Y comprobar que el contacto que aparece debajo es quien recibirá ese PDF correctamente.
Una vez hayas enviado el documento en PDF, quedará guardado en esa conversación de WhatsApp. Recuerda que puedes consultarlo siempre que quieras, reenviarlo a otros grupos o chats, abrirlo y compartirlo en otras aplicaciones y, finalmente, pulsando en el desplegable de arriba, podrás guardar una copia local en la app Archivos. También puedes imprimirlo desde ahí o proteger el documento con contraseña si pulsas en Bloquear PDF.
En definitiva, en cuestión de minutos, podrás escanear documentos desde WhatsApp, convertirlos a PDF para facilitar su envío por internet y, finalmente, compartirlos en un chat o grupo de WhatsApp. Lo que te será de gran ayuda tanto en tu día a día como si trabajas con tu teléfono móvil.
En Android, Files de Google y WhatsApp
En el momento de escribir estas líneas, en Android no es posible escanear documentos directamente desde WhatsApp. Sí puedes elegir un documento ya escaneado, una fotografía o lo que sea, pero WhatsApp para Android no integra la función de escanear. Sin embargo, no está todo perdido. Como vimos en un artículo anterior, la manera más simple y efectiva de digitalizar papel con tu teléfono móvil es utilizando la app Files de Google. En función de qué dispositivo móvil tienes en tus manos, esta aplicación vendrá instalada por defecto o no. Ten en cuenta que fabricantes como Samsung o Xiaomi tiene sus propios administradores de archivos. E incluso Android tiene una app llamada Archivos, menos completa que Files, pese a llevar el mismo nombre.
Tras instalar Files de Google, cuando la abras verás que es un administrador de archivos muy completo. Tanto que integra dos botones muy prácticos en la parte inferior derecha. Uno para compartir archivos entre dispositivos Android y, el que nos interesa ahora, un botón para escanear documentos. Al pulsarlo, se abrirá la función de cámara del teléfono, pero enfocada a fotografiar papel. Por defecto, viene en modo automático. Lo que significa que cuando encuentre un elemento cuadrado o rectangular, lo enmarcará y fotografiará. Así de rápido y fácil. Si no te gusta el resultado, repite las veces que haga falta. Y si no te sientes a gusto con el modo automático, cambia al manual pulsando en Manual, al lado de Captura automática.
En la Vista previa verás todas las capturas, hoja a hoja. Cuando las seleccionas, tienes debajo una serie de herramientas para recortar la imagen, eliminar bordes, eliminar la imagen si es desastrosa o aplicar filtros que permitan leer mejor ese documento. No te llevará mucho tiempo escanear documentos, aunque no estés en WhatsApp. Y, al terminar, pulsa en Hecho y las imágenes escaneadas pasarán a ser un PDF.
Cuando ya tengas ese PDF en la app Files de Google, solo te queda enviarlo a WhatsApp. O, mejor dicho, por WhatsApp. Para ello, abre el documento PDF, toca el menú desplegable y elige WhatsApp. Te preguntará a qué contacto enviarlo. Y, finalmente, verás una pantalla en la que puedes incluir un comentario. Toca en el botón Enviar y el documento se enviará al contacto o contactos elegidos a través de WhatsApp.
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